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SDL Global Authoring Management System™ in der Praxis

Wenn Sie eine technische Dokumentation verfassen, werden Sie nicht den Anspruch haben, einen Pulitzer-Preis zu gewinnen. Das ist mit Formulierungen wie z.B. „Klicken Sie auf die rechte Maustaste, um das Dialogfeld zu öffnen.“ kaum möglich.

Erstrebenswerter – und realistischer – ist das Ziel, die Dokumentation so zu erstellen, dass sie:


Ein guter Ausgangstext als solide Grundlage für die Übersetzung
Aus diesen beiden Anforderungen resultiert automatisch ein weiterer Anspruch: die Übersetzungsfreundlichkeit. Eine missverständliche und uneinheitlich geschriebene Dokumentation ist letztendlich schwer zu übersetzen. Fehler oder Missverständnisse des Ausgangstexts ‚vererben’ sich auf die zielsprachlichen Texte. Einen Ausgangstext mit zahlreichen Suchen-/Ersetzen-Durchläufen wieder zu bereinigen ist zeitraubend genug. Stellen Sie sich vor, Sie müssten denselben Prozess auf 10 Zielsprachen anwenden.

Die Grenzen der klassischen Suchen-/Ersetzen-Funktion
Eine beim Authoring klassische Situation: Nachdem Sie die ersten 20 Seiten verfasst haben, fällt Ihnen auf, dass Sie anstatt „Das Dialogfeld öffnen“ doch eher „Öffnen des Dialogfelds“ hätten schreiben müssen, weil in früheren Dokumentationen durchgehend der Nominalstil verwendet wurde.

Die Suchen-/Ersetzen-Funktion mag hier gute Dienste leisten … zumindest solange der Umfang der Dokumentation und die zu ersetzenden Formulierungen noch überschaubar sind. Nicht selten werden Sie Vorgängerdokumente öffnen, um zu prüfen, wie die Formulierungen in früheren Dokumenten lauteten und diese dann per Kopieren/Einfügen in Ihr Dokument übertragen.

Dabei müssen Sie sich die entsprechenden Absätze in der Regel noch einmal komplett durchlesen. Schließlich kann es passieren, dass die eingefügte Formulierung in den aktuellen Zusammenhang gar nicht passt oder gar neue Fehler ‚produziert’ wurden.

Kein Wunder also, wenn das Vereinheitlichen und Prüfen einer Dokumentation, für die Sie beispielsweise eine Woche gebraucht haben, eine weitere Woche in Anspruch nimmt.

Automatisierung mit dem SDL Global Authoring Management System (SDL Global AMS)
Wie immer, wenn ein Prozess einen gewissen Umfang annimmt, drängt sich eine Automatisierungslösung auf. SDL Global AMS basiert auf jahrelang im Übersetzungsprozess bewährter Sprachtechnologie.

Das System ist direkt aus der Autorenumgebung heraus einsetzbar, d.h. in:

• Microsoft Word 2003/2007
• FrameMaker 7.x/8
• Arbortext Editor
• XMetaL

 

Alle Funktionen von SDL Global AMS sind direkt in die Autorenumgebung (z.B. Microsoft Word oder Adobe FrameMaker) integriert


Satzdatenbanken unterstützen den Autorenprozess
SDL Global AMS bietet zahlreiche Möglichkeiten, das System für die Anforderungen Ihrer Dokumentation zu konfigurieren. Eine gängige Anwendung ist der Einsatz vorhandener Satzdatenbanken, so genannter Translation Memories (TMs), die während der Übersetzung von Vorgängerdokumenten erstellt wurden. Mithilfe von TMs können Sie ganz einfach prüfen lassen, ob es Abweichungen zu früheren Dokumenten gibt, z.B. ob Sie heute von „Installation“ sprechen, während es damals noch die „Montage“ gewesen ist.

SDL Global AMS kann sowohl auf dateibasierte TMs als auch auf zentralisierte Server-TMs zugreifen.


Nicht zu verwendende Begriffe schnell aufgespürt
Neben dem Abgleich mit Satzdatenbanken setzt SDL Global AMS auch Wortdatenbanken ein, um beispielsweise nicht mehr erlaubte oder veraltete Begriffe im Text aufzuspüren. Beispiel: In der Terminologie ist hinterlegt, dass der Begriff „Lesezeichen“ nicht verwendet werden soll. Zu verwenden ist stattdessen der bevorzugte Term „Favorit“.

Mit einer solchen Termbank lässt sich übrigens auch die einheitliche Verwendung der „Corporate Language“ oder auch der korrekten Produktbezeichnungen in allen Formen der Kommunikation sicherstellen. Ein klassisches Anwendungsbeispiel ist der Produktname eines bekannten Schokoladenriegels: „Twix“ statt „Raider“.


Stilistik-Prüfungen
Neben dem Abgleich der Dokumentation mit zentralen Satz- und Wortdatenbanken ermöglicht SDL Global AMS auch stilistische Prüfungen, z.B.:

• Sie können angeben, ob in der Dokumentation Abkürzungen oder die ausgeschriebene Form zu verwenden ist, z.B. „cm“ oder doch lieber „Zentimeter“. SDL Global AMS verfügt über eine vordefinierte Liste gängiger Abkürzungen, die sich benutzerspezifisch erweitern lässt.
• Sie können Sätze auf eine selbst definierbare Minimal- oder Maximallänge prüfen lassen.
• Auch eine Prüfung auf korrekte Interpunktion ist möglich.
• Abweichende Schreibweisen desselben Wortes, z.B. „potenziell“ und „potentiell“.
• Anhand regulärer Ausdrücke können Sie quasi beliebig viele eigene Regeln benutzerspezifisch definieren.

 

SDL Global AMS erlaubt das Einrichten einer Vielzahl individueller Prüfprofile

 

Starten der Prüfung
Nachdem Sie Ihre Anforderungen festgelegt haben, starten Sie die Prüfung per Knopfdruck aus der Autorenumgebung heraus.

 

Das System geht satzweise durch Ihr Dokument und weist auf mögliche Probleme hin. Natürlich kann es vorkommen, dass in einem Satz gleich mehrere Punkte anzumerken sind. Die Fehleranzeige unterteilt sich in mehrere Reiter mit verschiedenen Problemkategorien:

• Translation Memory: Abweichungen zu früheren Formulierungen
• Terminology: Verwendung unzulässiger Begriffe
• Style and Linguistic Checks: z.B. inkonsistente Schreibweisen, nicht eingehaltene Satzlängen-Vorgaben usw.

Im folgenden Beispiel wird darauf hingewiesen, dass dieser englische Satz heute etwas anders formuliert wird als es bisher der Fall gewesen ist. Die entsprechenden Unterschiede werden farblich (rot) hervorgehoben.

 

Das folgende Beispiel zeigt einen Satz, in dem ein nicht zu verwendender Begriff hervorgehoben wurde: Anstatt „for further information“ schreibt die Termbank „for more information“ vor.

 

Eine Kleinigkeit, aber auch nicht zu unterschätzen: amerikanische Schreibweise (color), wo die britische Schreibweise (colour) verwendet werden sollte. Abgesehen davon moniert SDL Global AMS die Verwendung einer „Contracted Form“, d.h. „doesn’t“, die in einer technischen Dokumentation keinen besonders guten Eindruck macht.

 

 Auch missverständliche Formulierungen werden aufgedeckt: Bezieht sich „photo“ im folgenden Satz nur auf den „printer“ oder auch auf das „paper“.

 

Wenn Sie einmal nicht nachvollziehen können, warum SDL Global AMS einen Satz als problematisch ansieht, leistet das System auch Hilfestellung: Klicken Sie einfach auf das grüne Info-Symbol neben der Fehlermeldung und Sie erfahren sofort, warum die Prüfung auf diesen Satz hinweist.

 

Aber natürlich können Sie als Autor auch anderer Meinung sein. Damit das System nicht immer wieder auf denselben ‚Fehler’ hinweist, können Sie es auch anweisen, diese Regel in Zukunft immer oder nur während der aktuellen Sitzung zu ignorieren.

 

Warum 4 Wörter („have an effect on“) verwenden, wenn man dasselbe auch mit einem Wort (“affect”) sagen kann? Das erleichtert das Lesen und reduziert gleichzeitig das Übersetzungsvolumen. SDL Global AMS verfügt über eine beliebig erweiterbare, interne Liste von Formulierungen, die einen Text nur unnötig aufblähen.

Ähnlich wie bei einer Rechtschreibprüfung können Sie die von SDL Global AMS vorgeschlagenen Alternativen einfach mit Apply übernehmen.

 

Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Text manuell zu editieren. Danach empfiehlt sich ein „Recheck“. So können Sie prüfen, ob Sie durch die Bearbeitung versehentlich noch ein anderes Problem erzeugt haben.

 


Damit Sie stets die Übersicht behalten, erzeugt SDL Global AMS auf Knopfdruck auch vollständige Fehlerberichte. Anhand dieser können Sie auf einen Blick sehen, wie die Fehlerquote im Verhältnis zur Länge Ihres Dokuments ausfällt und entscheiden, ob Handlungsbedarf besteht. Der Bericht enthält auch eine detaillierte Aufschlüsselung nach Art der gefundenen Fehler.



 
Mit seinen zahlreichen Features und Konfigurationsmöglichkeiten bietet SDL Global AMS eine abgerundete  Autorenlösung.